発注者が知っておくべき「コミュニケーションのコツ」──プロジェクトが驚くほど早く進み、評価される人ほど実践している外注活用術

制作・広報・編集、デザインなど、外注パートナーとの協働は
単に「仕事が片付くための手段」ではなく、
発注者自身のマネジメント能力を高める“成長の装置”です。
実際、外注をうまく活用できる人ほど、
社内で昇進・昇給が早い、
部署の事業拡大を任せられる、
最終的には独立してキャリアを広げられるといった傾向があります。

本記事では、外注連携の実務構造と、
それを理解・活用することで得られる発注者個人のキャリアメリットまでをまとめます。

1. プロジェクト開始前に押さえたい「抜け漏れ防止の情報セット」

遅延の8割は、初期情報の不足が原因です。
外注側が最も困るのは「途中で前提条件が変わること」。

以下の情報を初回で揃えるだけで、2〜4週間の遅延を防げます。

事前共有すべき必須項目

• 目的・KGI/KPI
• 成果物の形式・ボリューム（例：LP1本＋バナー、書籍200ページ、冊子16ページなど）
• 関係者と決裁フロー（誰が確認し、誰が最終決裁するか）
• NDA（秘密保持契約）締結のリードタイム
• 社内チェック日数の目安
• 過去資料・参考デザイン・既存のガイドライン
• 社内のNG基準・注意点（言ってはいけないこと、避けたい表現など）
• 想定スケジュール（暫定でかまわないが、いつまでに何をしたいか）

これを整えられる人は、社内でも
「プロジェクトを設計できる人」として認識されます。

2. NDA締結は最初のボトルネック──ここを制する人が進行を制す

NDAの締結は、“ただの形式”に見えて、
プロジェクトの初速を決める重大工程です。

一般的にかかる期間の目安

• 社内申請：3〜7営業日
• 法務・総務確認：2〜5営業日
• 決裁待ち：1〜2週間
• 外部送付〜締結：即日〜3営業日

合計で2〜4週間かかるのが通常ケースです。

このリードタイムを予測できると、
スケジュールを正確に引ける“見える化できる人材”として社内評価が上がります。

あわせて、次のような工夫が有効です。

• 依頼前に、自社雛形のNDAを早めに共有しておく
• 社内申請の所要日数を正直に外注に伝え、スケジュールに組み込む
• 可能であれば、クラウドサイン等の電子契約を使い、締結を半日〜1日に短縮する

3. 安い仕事ほど遅れる──社内構造を理解してスケジュールに織り込む

広報物、採用バナー、LP、冊子など
利益に直結しない軽い案件ほど後回しになるのは、組織構造上避けられません。

遅れやすくなる構造的な理由

• 収益インパクトが小さいため、社内優先順位が下がる
• 決裁者が曖昧で「誰の仕事か」がはっきりしない
• 社内の誰も仕様を言語化できていない
• 外注も大型案件の合間に対応せざるを得ない
• 簡単に見える仕事ほど、実は要件定義が曖昧になりがち

そのため、仕様の言語化 → 擦り合わせ → 初稿確認 → 修正の流れだけで、
1〜2ヶ月かかって当然と思っておくと、スケジュールが破綻しません。

これを理解できる人は、
「現実の組織構造を読める人」＝管理職に向いている人材として見なされます。

4. 言語化しにくい発注内容は“段階的に決める”しかない

広報戦略・書籍企画・採用設計などは、
初回の打ち合わせで完璧な要件定義を行うことはほぼ不可能です。

外注とうまく進める企業は、必ず
段階的ミーティングを採用しています。

最も効率の良い基本の流れ

1. 目的と制約条件の擦り合わせ
   ── 何のために・誰に向けて・どこまでやるのかを共有
2. 外注から仮企画・叩き台の提示
   ── 方向性を決めるためのたたき台を作る
3. 発注側が社内合意形成
   ── 関係者に見せ、方向性のズレを修正する
4. 詳細仕様確定 → スケジュール確定

この流れを理解している人は、
「外部人材を使いこなせるリーダー」として評価されます。

5. スケジュールは“外注の並行案件数”を前提にする

外注は複数企業の案件を並行して進めています。
そのため、確認には1週間〜10日かかるのが通常です。

一般的な制作期間の構造

合計1.5〜3ヶ月が基準ラインです。

これを理解しているだけで、
「現実的なスケジュールを引ける人」＝マネジメント適性が高い人として評価されます。

6. 外注を使える人ほど、キャリアが伸びる理由

外注を上手く使える発注者は、単に仕事が早いだけでなく、
事業成長に必要な能力をまとめて身につけている人です。

① マネジメント能力の高さとして評価される

• 要件を整理できる
• スケジュールを組める
• 外部リソースを動かせる
• 社内の意思決定を整えられる

これはまさに管理職の必須能力です。

② 「事業を任せられる人材」として昇進・昇給につながる

外注を使いこなせるとは、
会社のお金を使って成果を生み出せる人材であるということです。
これは管理職・部門長・企画責任者として重用されるポイントです。

③ 組織づくりの経験が積めるため、独立も現実的になる

外注連携は「外部チームを束ねる」経験そのものです。

• ディレクション
• 品質管理
• コスト管理
• 顧客調整（社内外）

これらができれば、フリーランスでも会社経営でも、
自分のビジネスをつくる力が備わっていると言えます。

④ 採用にも直結する（優秀な人材が集まる）

外注を使いこなせる企業はプロセスが整っているため、
優秀な応募者が離れない会社になっていきます。

• 「この会社は進めやすい」
• 「方針が明確で、迷子にならない」

というブランド価値が生まれ、採用活動の成功率が高まります。
発注者自身が“採用を強くする人”にもなっていくのです。

7. 当社（株式会社ジー・ビー）の強み
──出版社と編集プロダクションを両方運営している“構造理解の深さ”

株式会社ジー・ビーは、
出版社（企画・編集・販売の視点）と
編集プロダクション（制作・進行管理の視点）の
両方を持つ珍しい会社です。

したがって、次のようなポイントをすべて理解した上で支援できます。

• 発注者がどこでつまずくのか
• 社内稟議にどれだけ時間がかかるか
• 組織が情報整理できない理由
• 外注が動きやすい仕様書の作り方
• プロジェクトが遅延する構造

「単に制作物を納品する」のではなく、
発注者の組織づくり・マネジメント力向上まで支援できるのが当社の大きな特徴です。

8. 整理・言語化を加速するために、発注者が使うべき“実務ツール”

外注パートナーとの協働をスムーズにするには、
「情報を整理し、言語化するためのツール」が重要です。

特別なものは不要で、下記の基本ツールだけで
プロジェクトの進行精度が格段に上がります。

① Google ドキュメント / Word（要件定義・議事録）

• 用途：目的整理、MTGの論点整理、箇条書きの可視化
• メリット：リアルタイム編集・履歴管理ができ、認識ズレを防ぐ
• 相性が良い場面：初期ヒアリング、企画段階での叩き台作成

② Google スプレッドシート / Excel（スケジュール・決裁フロー管理）

• 用途：工程表、確認者リスト、社内申請のリードタイム可視化
• メリット：外注・社内が同じフォーマットを共有できる
• 相性が良い場面：NDA締結、社内チェックの見える化、進行表作成

③ Google ドライブ / Box / SharePoint（資料集約）

• 用途：参考資料、過去制作物、原稿、画像の集約
• メリット：リンク1本で共有でき、外注側の探索コストをゼロにできる
• 相性が良い場面：社史・書籍・採用広報など、大量資料を扱う案件

④ Notion / esa（複数部署で情報を共有・更新する場）

• 用途：長期プロジェクトの情報管理、部署間の共通ナレッジ化
• メリット：情報が「散らばる問題」を解消し、連携が早くなる
• 相性が良い場面：広報・採用・商品企画など、複数部署が関わる案件

⑤ ミーティングテンプレート（フレームワーク化）

外注活用の成否は「初回のヒアリング設計」で決まります。

おすすめの項目は以下の通りです。

• 目的（Purpose）
• 想定読者・ユーザー（Who）
• 解決したい課題（Pain）
• 結果として生みたい価値（Value）
• 制約条件（Limit）
• 決裁者・確認者（Stakeholder）

これを事前に埋めてもらうだけで、
外注の作業スピードは2〜3倍に跳ね上がります。

9. 「学習したい」「社内に定着させたい」という経営者・管理職の方へ

外注連携を上手く扱えるようになるには、発注者個人だけでなく、
社内全体が“構造”を理解していることが重要です。

しかし現実には、次のような悩みを抱える企業が少なくありません。

• 部署間で協力が難しい
• 情報整理や言語化が苦手なメンバーが多い
• 組織にノウハウが蓄積せず、毎回ゼロから説明している
• 広報・採用・企画が属人化している
• 外注をどう扱えばよいか分からない

こうした課題を解消するには、
外注活用の構造そのものを学習し、社内に定着させる仕組みが必要です。

10. 「レンタル編集部®」のご利用をご検討ください（商標登録済）

株式会社ジー・ビーでは、
編集者・ディレクター・進行管理者が“社内チームの一部として”参画する
独自サービス「レンタル編集部®」（商標登録済）を提供しています。

レンタル編集部®でできること

• 情報整理・言語化の代行
• 外注との橋渡し・進行管理
• 広報・採用・書籍企画の構造設計
• 社内稟議・決裁フローの設計アドバイス
• 組織の編集力（＝思考・整理・伝達力）の底上げ
• 企画から制作までのワンストップ対応

つまり、
「外注が使いこなせる組織」をまるごと外部から導入できる
サービスです。

各種整理・言語化を自社だけで進めるのが難しい場合や、
部署間連携に悩む経営者・管理職の方は、
ぜひレンタル編集部®のご利用をご検討ください。

11. 外注活用・整理術・進行管理フローを“体系的に学びたい方”へ（ウェビナーのご案内）

レンタル編集部®の導入前に、まずは発注者・経営者・管理職の方が、
外注活用の構造を理解できるように、
当社ではウェビナー（オンライン勉強会）を実施しています。

ウェビナー内容の一例

• 外注を使いこなす発注者の共通点
• プロジェクトが遅延する本当の理由
• 社内で情報が整理されない構造の正体
• 要件定義・合意形成のテンプレートと実例
• NDAや稟議の流れをどう最適化するか
• 組織が“編集力”を持つと何が変わるのか

これらを学習したり、社内メンバーに学習させたりしたい方、
社内の部署間で協力が難しいと悩む経営者の方は、
ぜひレンタル編集部®のご利用、もしくは本ウェビナーのご依頼をご検討ください。

ウェビナー参加を希望される方は、以下のフォームより希望日時をお送りください。

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